Kulturminnefondet - veiledning for kommuner

Eget søknadsskjema

Søknader til Kulturminnefondet fylles ut og sendes gjennom den elektroniske søknadsportalen. Nødvendig dokumentasjon kan lastes opp og legges ved.

Søknadsfrist

Her finner du søknadsskjemaene til Norsk Kulturminnefond

Kulturminnefondet har løpende søknadsfrist. Vedtak om innvilget støtte foretas fortløpende. Oversikt over innvilgede søknader blir også lagt ut på Kulturminnefondets nettsider.

Dersom søker får avslag på innsendt søknad, kan man kontakte Kulturminnefondet. Fondets saksbehandlere skal gi informasjon om hvorfor tilskudd ikke ble gitt. De skal også påpeke forbedringsmuligheter ved søknad eller prosjekt dersom søker ønsker å søke igjen på et senere tidspunkt.

Verdt å vite for søker

Før søknad skrives bør søker:

1. Planlegge arbeidet som skal gjennomføres
2. Ha en klar plan for økonomien i prosjektet
3. Skaffe til veie nødvendig dokumentasjon, tillatelser og dispensasjoner

1. Planlegge arbeidet 

For å unngå formelle feil eller mangler i søknaden bør søker sette av god tid før søknadsfrist til å planlegge arbeidet som ønskes gjennomført.

2. Økonomisk vurdering

Søker må ha en klar kostnadsbeskrivelse og finansieringsplan for det arbeidet han ønsker å gjennomføre. Skal noe av eller hele arbeidet utføres av innleid hjelp, må det innhentes skriftlige kostnadsoverslag fra kyndige fagpersoner. Det samme gjelder for leie av utstyr og maskiner. Skal søker selv utføre arbeid, må en på forhånd anslå hvor mange dugnadstimer en kommer til å bruke. Innkjøp av materialer eller bruk av egne materialer må også kostnadsvurderes på forhånd.

3. Innhente dokumentasjon, tillatelser og dispensasjoner

Sammen med søknaden til Kulturminnefondet må det legges ved dokumentasjon av kulturminnets eller kulturmiljøets nåværende tilstand. En del av dokumentasjonen som kreves kan søker lage selv. Annen informasjon kan innhentes fra andre instanser.

• Søknaden skal ha foto av kulturminnet som viser dagens tilstand. Ta bilder fra alle himmelretninger og av relevante detaljer. Legg også gjerne ved oversiktsbilder som viser plassering av kulturminnet i forhold til andre bygg og/eller landskapselementer.
• Søknaden bør ha to kart: ett oversiktskart over nærmiljøet, og ett eiendomskart. Merk av med penn på kartene hvor kulturminnet befinner seg.
• Søknaden bør ha oppmålingstegninger utført av fagfolk, eller tegninger/skisser med faktiske mål laget av søker selv.
• Legg ved bekreftelser på formell status fra kommune, fylkeskommune eller Riksantikvaren dersom kulturminnet er freda eller verneverdig.

Det må legges ved kopier av låne- og tilsagnsbrev og signaturer.

• Legg ved bekreftelse på lån eller andre tilskudd – søknaden bør ha kopier av eventuelle andre finansieringskilder, som for eksempel tilsagnsbrev fra andre støtteordninger og lånebrev.
• Signaturer – søknaden skal signeres av søker og eier. Eventuelt må fullmakt fra disse legges ved.

Søker må selv avklare om:

• Arbeidet som skal gjennomføres er søknadspliktig i henhold til plan- og bygningsloven. Dersom arbeidet og tiltakene er søknadspliktige, skal det i søknaden legges ved en kopi av tillatelsen eller dispensasjonen fra kommunen.
• Dersom arbeidet skal gjennomføres på et kulturminne som enten er verneverdig eller freda, må en tillatelse eller dispensasjon fra vernemyndighetene vedlegges søknaden.

Hva er freda kulturminner?

Kulturminner kan enten være automatisk freda etter kulturminneloven, eller freda ved vedtak etter kulturminneloven. En automatisk fredning bestemmes av alderen til kulturminnet. Er kulturminnet eldre enn 1537, er det automatisk freda. Kan en bygning spore sin opprinnelse til før 1650, er den automatisk freda. Det samme gjelder samiske bygninger som er eldre enn 100 år.

Hva er verneverdige kulturminner?

Verneverdige kulturminner er en samlebetegnelse på kulturminner som vi ønsker å ta vare på. De har gått igjennom en kulturminnefaglig vurdering og er identifisert som verneverdige. Et freda kulturminne er også et verneverdig kulturminne. De fleste verneverdige kulturminner er ikke formelt vernet etter kulturminneloven eller plan- og bygningsloven. Mange blir likevel tatt vare på fordi de oppfattes som verdifulle av eiere og brukere.

Verdt å vite for tilskuddsmottakere:

Tilskuddsmottakere forplikter seg til å følge vilkår for arbeidet og å rapportere til Kulturminnefondet undervegs om arbeidets framgang.

1 Budsjett og regnskap

Budsjettet er en viktig del av søknaden. Regnskapet er viktig ved rapportering. Ta derfor vare på kvitteringer, timelister og bilag som skal føres i regnskapet og sendes inn sammen med rapporter til Kulturminnefondet.

2 Gjennomføre tiltak

Ved tildeling av midler setter Kulturminnefondet vilkår til det arbeidet som skal gjennomføres. Vilkårene står i tildelingsbrevet, og tilskuddsmottaker har seks uker på seg til skriftlig å akseptere vilkårene. Godkjenning av budsjett og frist for ferdigstillelse av arbeidet gjøres av Kulturminnefondet.

3 Dokumentere og rapportere undervegs

Tilskuddsmottaker må jevnlig dokumentere med bilder av framdrift og utvikling i prosjektet. Timelister for dugnad må føres fortløpende, og fakturaer må tas vare på.

4 Delutbetalinger

Utbetaling av tilskudd fra Kulturminnefondet skjer i form av delutbetalinger. Utbetaling av første del skjer ved dokumentert oppstart. Det er tilstrekkelig å sende inn et skriftlig varsel til fondet, illustrert med fotografier. Øvrige delutbetalinger skjer i etterkant av innsendte delrapporter.

Delrapportene skal vise hvor langt tilskuddsmottaker har kommet i arbeidet. Her skal det legges ved fotografier og beskrivelser av utført arbeid samt et delregnskap for det arbeidet som er gjort.

5 Ta kontakt ved endringer/søke om utsettelse

Dersom uforutsette forhold fører til at prosjektet endres, må tilskuddsmottaker ta kontakt med Kulturminnefondet.  Ny arbeidsbeskrivelse må da sendes inn. Her bør dokumentasjon fra arbeidsprosessen benyttes for å illustrere de nye behovene som er oppstått.

Kulturminnefondet setter frist for ferdigstillelse av arbeidet. Dersom tilskuddsmottaker ser at han ikke har mulighet til å ferdigstille arbeidet innen fristen, må en søke om utsettelse. Dette gjøres med skriftlig begrunnelse.

6 Sluttrapport

Prosjektet må være ferdigstilt innen frist satt av Kulturminnefondet. Når arbeidet er ferdig, skal tilskuddsmottaker sende inn en sluttrapport som skal inneholde en skriftlig beskrivelse av arbeidsgangen i prosjektet og vise det endelige resultatet. Fotografier tatt før, under og etter gjennomføring må legges ved rapporten. Søker kan henvise til tidligere innsendte delrapporter for de delene det gjelder, for å unngå at den samme dokumentasjonen sendes inn to ganger.

Regnskapet utgjør en viktig del av sluttrapporten. Her skal både godkjent budsjett og endelig regnskap føres. På Kulturminnefondets nettsider ligger et elektronisk hjelpeskjema som kan brukes i beregning av de ulike postene i regnskapet.

Hva er SEFRAK?

SEFRAK = SEkretariatet For Registrering Av faste Kulturminner.

Sekretariat som gjennomførte en landsomfattende kulturminneregistrering i årene 1975-1995. Registreringen omfattet alle bygninger og rester etter bygninger bygd før 1900, men unntak ble gjort flere steder. En SEFRAK-registrering innebærer ikke formelt vern, men fungerer som et varsel om mulig verneverdi. Siden 1989 har Riksantikvaren hatt ansvaret for registeret.

Byggverk og anlegg eldre enn 1850

Alle søknader om riving eller vesentlig endring av byggverk og anlegg som er oppført før 1850, skal kommunen sende til regional kulturminneforvaltning for uttalelse. Dette følger av kulturminnelovens § 25 som omhandler meldeplikt for offentlige organer.

Kulturminner eid av kommunen

Kulturminnefondets forskrift legger til rette for at kommuner kan søke om tilskudd til kulturminner eller kulturmiljøer de selv eier. En forutsetning er at kulturminnet eller kulturmiljøet kommer allmennheten til gode etter gjennomførte tiltak, og at kommunen selv står oppført som søker. Privatpersoner eller organisasjoner kan ikke søke støtte på vegne av kommunen.

Kulturminnefondet forutsetter at kommunens bidrag i form av egenfinansiering skal være like stort som beløpet som omsøkes hos fondet.

Kulturminner eid eller finansiert av staten

Kulturminnefondet prioriterer normalt ikke støtte til tiltak på kulturminner eller kulturmiljøer som mottar statlig driftsstøtte eller eies av staten.